DEL ARCHIVO
El cumplimiento necesita evidencia que siga el trabajo.
Las políticas se vuelven útiles cuando las personas pueden conectarlas con decisiones y registros.
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Un documento de política puede describir la intención correcta y dejar al equipo operativo sin saber qué hacer. Creo que el cumplimiento se vuelve más útil cuando una organización puede conectar sus obligaciones con los pasos, los propietarios y la evidencia reales en un flujo de trabajo.
Comience con una decisión específica
Tome una decisión que involucre información confidencial o una aprobación importante. ¿Qué norma o política interna se aplica? ¿Quién es el responsable de interpretarlo? ¿Qué debe ver el revisor antes de continuar? Los equipos legal y de cumplimiento deberían ayudar a responder esas preguntas en contexto. Una plataforma tecnológica debería respaldar el proceso resultante en lugar de pretender reemplazar ese juicio.
Registre lo que necesitará un revisor posterior
Un registro útil explica qué información se utilizó, qué versión fue relevante, quién aprobó la decisión y qué excepción se consideró. La cantidad de detalles debe adaptarse al propósito y a los requisitos de retención aplicables. Recopilar todo sin una razón clara puede crear su propia carga y hacer que la evidencia importante sea más difícil de encontrar.
Utilice los resultados de la revisión para mejorar el proceso
Quiero que los equipos traten un registro faltante como una oportunidad para examinar el flujo de trabajo, no simplemente como una solicitud de otra hoja de cálculo. ¿Se podría capturar la evidencia en el momento en que se realiza el trabajo? ¿Está clara la responsabilidad? El objetivo del liderazgo es hacer que las buenas prácticas sean repetibles. La tecnología de cumplimiento se vuelve más valiosa cuando ayuda a las personas a explicar sus decisiones y corregir el proceso que produjo una brecha evitable.
Cómo puede ayudar Genellipse
Genellipse puede trabajar con sus equipos de operaciones y cumplimiento para mapear un flujo de trabajo, aclarar los requisitos de evidencia y evaluar dónde la automatización podría reducir el esfuerzo manual. GeneComply proporciona una plataforma para el debate sobre cumplimiento. Sus especialistas legales y de cumplimiento designados conservan la responsabilidad de interpretar las obligaciones aplicables; Nuestro papel es ayudar a traducir los requisitos acordados en procesos y tecnología viables.
DE LA REFLEXIÓN A LA PRÁCTICA
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