पुरालेख से
अनुपालन के लिए ऐसे साक्ष्य की आवश्यकता होती है जो कार्य का अनुसरण करता हो।
नीतियां तब उपयोगी हो जाती हैं जब लोग उन्हें निर्णयों और रिकॉर्ड से जोड़ सकें।
पूर्वव्यापी संस्करणइस संग्रह के लिए तैयारी की गई संस्करण की तारीख साप्ताहिक श्रृंखला में अपनी जगह की पहचान कराती है।
एक नीति दस्तावेज़ सही इरादे का वर्णन कर सकता है जबकि एक परिचालन टीम अनिश्चित हो जाती है कि क्या करना है। मेरा मानना है कि अनुपालन तब अधिक उपयोगी हो जाता है जब कोई संगठन अपने दायित्वों को वर्कफ़्लो में वास्तविक चरणों, मालिकों और सबूतों से जोड़ सकता है।
एक विशिष्ट निर्णय से शुरुआत करें
संवेदनशील जानकारी या महत्वपूर्ण अनुमोदन से संबंधित एक निर्णय लें। कौन सा नियम या आंतरिक नीति लागू होती है? इसकी व्याख्या के लिए कौन जिम्मेदार है? आगे बढ़ने से पहले समीक्षक को क्या देखना चाहिए? कानूनी और अनुपालन टीमों को संदर्भ में उन सवालों के जवाब देने में मदद करनी चाहिए। एक प्रौद्योगिकी मंच को उस निर्णय को बदलने का दिखावा करने के बजाय परिणामी प्रक्रिया का समर्थन करना चाहिए।
रिकॉर्ड करें कि बाद के समीक्षक को क्या आवश्यकता होगी
एक उपयोगी रिकॉर्ड बताता है कि कौन सी जानकारी का उपयोग किया गया था, कौन सा संस्करण प्रासंगिक था, किसने निर्णय को मंजूरी दी और किस अपवाद पर विचार किया गया। विवरण की मात्रा उद्देश्य और लागू अवधारण आवश्यकताओं के अनुरूप होनी चाहिए। बिना किसी स्पष्ट कारण के सब कुछ एकत्र करने से अपना स्वयं का बोझ पैदा हो सकता है और महत्वपूर्ण साक्ष्य ढूंढना कठिन हो सकता है।
प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए समीक्षा निष्कर्षों का उपयोग करें
मैं चाहता हूं कि टीमें गुम रिकॉर्ड को वर्कफ़्लो की जांच करने के अवसर के रूप में मानें, न कि केवल किसी अन्य स्प्रेडशीट के लिए अनुरोध के रूप में। क्या कार्य घटित होने के समय साक्ष्यों को कैद किया जा सकता है? क्या जिम्मेदारी स्पष्ट है? नेतृ त्व का उद्देश्य अच्छे अभ्यास को दोहराने योग्य बनाना है। अनुपालन तकनीक तब और अधिक मूल्यवान हो जाती है जब यह लोगों को अपने निर्णयों को समझाने और उस प्रक्रिया को ठीक करने में मदद करती है जिससे परिहार्य अंतर पैदा हुआ।
Genellipse कैसे मदद कर सकता है
Genellipse वर्कफ़्लो को मैप करने, साक्ष्य आवश्यकताओं को स्पष्ट करने और यह आकलन करने के लिए आपकी अनुपालन और संचालन टीमों के साथ काम कर सकता है कि स्वचालन मैन्युअल प्रयास को कहां कम कर सकता है। GeneComply अनुपालन चर्चा के लिए एक मंच प्रदान करता है। आपके नामित कानूनी और अनुपालन विशेषज्ञ लागू दायित्वों की व्याख्या करने की जिम्मेदारी रखते हैं; हमारी भूमिका सहमत आवश्यकताओं को व्यावहारिक प्रक्रियाओं और प्रौद्योगिकी में अनुवाद करने में मदद करना है।
परिप्रेक्ष्य से अभ्यास तक
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