من الارشيف
الإمتثال يحتاج إلى دليل يتبع العمل.
تصبح السياسات مفيدة عندما يتمكن الأشخاص من ربطها بالقرارات والسجلات.
طبعة بأثر رجعيتم إعداد هذا الأرشيف بتاريخ تاريخ الإصدار يحدد مكانه في السلسلة الأسبوعية.
يمكن لوثيقة السياسة أن تصف النية الصحيحة بينما تترك الفريق التشغيلي غير متأكد مما يجب فعله. أعتقد أن الا متثال يصبح أكثر فائدة عندما تتمكن المنظمة من ربط التزاماتها بالخطوات الفعلية والمالكين والأدلة في سير العمل.
ابدأ بقرار محدد
اتخاذ قرار واحد يتضمن معلومات حساسة أو موافقة مهمة. ما هي القاعدة أو السياسة الداخلية التي تنطبق؟ ومن المسؤول عن تفسيرها؟ ما الذي يجب على المراجع رؤيته قبل المتابعة؟ يجب أن تساعد الفرق القانونية وفرق الامتثال في الإجابة على هذه الأسئلة في السياق. وينبغي للمنصة التكنولوجية أن تدعم العملية الناتجة بدلا من التظاهر بأنها تحل محل هذا الحكم.
سجل ما سيحتاجه المراجع اللاحق
سجل مفيد يوضح المعلومات التي تم استخدامها، والإصدار الذي كان ذا صلة، ومن وافق على القرار، وما هو الاستثناء الذي تم النظر فيه. يجب أن يتناسب مقدار التفاصيل مع الغرض ومتطلبات الاحتفاظ المعمول بها. إن جمع كل شيء دون سبب واضح يمكن أن يخلق عبئًا خاصًا به ويجعل العثور على الأدلة المهمة أكثر صعوبة.
استخدم نتائج المراجعة لتحسين العملية
أريد أن تتعامل الفرق مع السجل المفقود كفرصة لفحص سير العمل، وليس مجرد طلب لجدول بيانات آخر. هل يمكن التقاط الأدلة في لحظة حدوث العمل؟ هل المسؤولية واضحة؟ هدف القيادة هو جعل الممارسات الجيدة قابلة للتكرار. تصبح تكنولوجيا الامتثال أكثر قيمة عندما تساعد الأشخاص على شرح قراراتهم وتصحيح العملية التي أنتجت فجوة يمكن تجنبها.
كيف يمكن أن يساعد Genellipse
يمكن لـ Genellipse العمل مع فرق الامتثال والعمليات لديك لرسم خريطة لسير العمل وتوضيح متطلبات الأدلة وتقييم أين يمكن أن تقلل الأتمتة من الجهد اليدوي. يوفر GeneComply منصة لمناقشة الامتثال. يحتفظ المتخصصون القانونيون والمختصون بالامتثال المعينون لديك بمسؤولية تفسير الالتزامات المعمول بها؛ ويتمثل دورنا في المساعدة في ترجمة المتطلبات المتفق عليها إلى عمليات وتكنولوجيا قابلة للتنفيذ.
من المنظور إلى الممارسة
ناقش هذا الأمر مع Genellipse
